ERP dan Implementasi dalam Project Manajement
I. Pendahuluan
Sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang
menjanjikan peningkatan daya saing dan performa perusahaan secara siginifikan.
Penelitian ini dimaksudkan untuk menerapkan kerangka pemilihan sistem ERP yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kerangka pemilihan sistem ERP dibuat dengan
mengidentifikasikan atribut tujuan perusahaan dan menyusun sebuah hirarki untuk
mempermudah pengambilan keputusan.
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari
istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning,
adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan
manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun
distribusi
di perusahaan bersangkutan.
SejarahERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.Karakter SistemERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.Modul ERPSecara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya ManusiaModul OperasiGeneral Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment ManagementModul Finansial dan AkuntingGeneral Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,Modul Sumber Daya ManusiaPersonnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,Keuntungan penggunaan ERP Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baikStandarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produkStandarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-bedaKeuntungan yg bisa diukurPenurunan inventoriPenurunan tenaga kerja secara totalPeningkatan service levelPeningkatan kontrol keuanganPenurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasiMemilih ERPLatar BelakangInvestasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi burukERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lainPerencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepatBahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang adaTidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektifTidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.
SejarahERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.Karakter SistemERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.Modul ERPSecara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya ManusiaModul OperasiGeneral Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment ManagementModul Finansial dan AkuntingGeneral Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,Modul Sumber Daya ManusiaPersonnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,Keuntungan penggunaan ERP Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baikStandarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produkStandarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-bedaKeuntungan yg bisa diukurPenurunan inventoriPenurunan tenaga kerja secara totalPeningkatan service levelPeningkatan kontrol keuanganPenurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasiMemilih ERPLatar BelakangInvestasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi burukERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lainPerencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepatBahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang adaTidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektifTidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.
Knowledge & ExperienceKnowledge
adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan,
jika segala sesuatunya berjalan lancar
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
Sekarang ini
terdapat ratusan jenis software ERP denganberbagai fitur versi, skala dan
kemampuan. Beberapa vendor penyedia software tersebut ada yang membuat system
ERP untuk berbagai macam jenis industri tapi ada juga yang spesifik hanya
industri tertentu. Dalam perkembangannya, beberapa vendor ERP melakukan
penggabungan untuk meningkatkan kualitas produk mereka, misalnya Oracle (yang
semula hanya berupa perusahaan penyedia database) kemudian bergabung bersama
PeopleSoft dan J.D Edwards untuk membentuk produk ERP yang spesifik.
Dari
berbagai jenis software yang ada dipasaran, terdapat beberapa vendor yang
mendominasi pasar penyedia software ERP di dunia Internasional misalnya: SAP,
Oracle,IFS, MGT/PRO dan masih banyak lagi. Kali ini kita akan membahas mengenai
software terkemuka yang ditawarkan sebagai alternative open source.
Setiap
software menawarkan kelebihan – kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa
perbedaan spesifik antara fitur – fitur yang ada di masing – masing software. Oleh
karena itu, untuk menemukan software mana yang paling tepat dan sesuai dengan
kebutuhan organisasi, ada beberapa faktor dan point evaluasi yang perlu
diperhatikan, sbb:
1. Production Mode:
a. Product by project
b. Repetitive assembly
c. Alternating Production
d. Mixed Machinery
e. Process
f. Streamline Production
2. Applied Industry:
a. Elektronik
b. Peralatan mesin
c. Semi konduktor
d. BBM dan kimia
e. Otomotif
f. Makanan
g. Medik/ biokimia
3. Strategi Produk:
a. Make to stock
b. Make to order
c. Assembly to order/ built to order.
4. Fungsi atau modul:
a. Customer order
b. CRM
c. Produk dan sales planning
d. Forecast
e. Production capacity and demand
planning
f. Purchase
g. Cost accounting
h. Master schedule
i.
Manufacturer
implementation system
j.
MRP/MRP
II
k. Distribution vs demand planning
l.
Human
resources management
m. Warehouse management
n. Production and sales planning
5. Production Schedule:
a. Support advanced planning schedule
b. Limited production capacity schedule
6. Purchase:
a. Contract purchase
b. Supplier’s schedule
c. Supplier performance
d. Comprehensive purchase
e. EDI
f. Quote Inquiry
g. Electronic payment
7. Accounting:
a. Order/ invoice
b. General ledger
c. Account receivable
d. Fixed asset
e. Account Payable
f. Multinational trade/ exchange
g. Consolidation
8. Bill of material Management (BOM):
a. Bill of material for project/
manufacturing
b. Modulated bill of material
c. Project design adjustment
d. On-line consumer producer components
e. Shared material component
f. Product component
9. Management report:
a. Timely reports
b. Dolar value of production volume
c. Various financial analysis report
d. Response to problem/ issues
Selain software-software
ERP dalam bentuk paket terintegrasi maupun modular yang ditawarkan oleh
berbagai vendor, pilihan lain yang bisa digunakan adalah Open source ERP.
Aplikasi open source ini bersifat nonkomersial, artinya dapat digunakan
langsung tanpa ada biaya lisensi atau tanpa pembelian. Sifat aplikasi ini sama
seperti aplikasi open source lainnya, yaitu disediakan dalam bentuk aplikasi
yang belum dikonfigurasi, mendukung kostumisasi, dan disediakan langsung beserta sumber kodenya.
II. PEMBAHASAN
A.
Keuntungan-keuntungan dengan menggunakan ERP antara lain :
·
Menghilangkan input data
duplikasi
·
Menaikkan ROI pada implementasi
IT
- Menyediakan informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan perusahaan
·
Cepat dan efisien
·
Memberi kepuasan kepada partner
dan pelanggan
·
Mengurangi akan kebutuhan
manpower
Perusahaan-perusahaan Indonesia yang sudah menggunakan SAP (Runs
SAP) sebagai solusi bisnisnya antara lain : Smart, Asia Pulp and Paper, Astra
International, Excelcomindo, Indofood, Pertamina, Bentoel Prima, dan masih
banyak perusahaan-perusahaan lainnya untuk disebutkan satu-persatu.
B. Vendor – vendor ERP:
1. SAP
"SAP" adalah suatu nama yang sudah tidak asing lagi untuk
praktisi-praktisi IT dunia, maupun di Indonesia. "SAP" ini adalah
singkatan dari "System Analysis and Program Development (in German :
Systemanalyse und Proggrammentwicklung)" yang ditemukan oleh
Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang
kemudian berganti menjadi "Systems Application and Products in Data
Processing" pada tahun 1977. "SAP"yang dikenal pada saat ini
adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam
menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke
generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang
terkenal banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business
Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise
Management), SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi
bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di
dunia.
SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure)
terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh
perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak
perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil
mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk
mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya,
konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.
Modul-Modul
di SAP
SAP dalam
masing-masing sistem juga terdiri dari banyak modul. Contohnya adalah SAP R/3
yang populer dan sudah digunakan hampir sebagian besar perusahaan-perusahaan
kelas dunia untuk mendukung kegiatan bisnis prosesnya sehari-hari.
Modul-modul
yang disediakan dalam SAP R/3 antara lain :
·
Financials
o
Financial Accounting (FI)
o
Controlling (CO)
o
Fixed Assets Management (AM)
o
Investment Management (IM)
o
Project System (PS)
o
Enterprise Controlling (EC)
o
Real Estate Management
·
Logistics
o
Sales and Distribution (SD)
o
Materials Management (MM)
o
Quality Management (QM)
o
Plant Maintenance (PM)
o
Customer Service (CS)
o
Production Planning and Control
(PP)
o
SAP Retail
·
Human Resources
o
Personnel Management (PA)
o
Personnel Time Management (PT)
o
Payroll (PY)
o
Training and Event Management
(PE)
Modul-modul dari SAP yang lengkap dan menyeluruh ini dapat mendukung
bisnis proses pada perusahaan umumnya (manufacturing, retail, oil and gas,
electricity, health care, pharmaceutical, banking, insurance,
telecommunications, transport, automotive, chemical, dan masih banyak lagi).
Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan
sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu,
modul dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang
satu dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis
proses antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.
2. Oracle
Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data
dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan
perangkat
lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi
yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat
keras komputer (platform).
Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry
Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya
bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada
tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai
sekarang.
Software yang dipasarkan meliputi
application server, server kolaborasi dan pengembangan. Unit bisnis Oracle
terbagi atas dua jenis yaitu lisensi dan layanan bisnis. Kelompok lisensi
aplikasi software bisnis terdiri dari 2 segmen operasional yaitu:
·
Lisensi software baru
·
Lisensi software dan dukungan
produk
Layanan bisnis
terdiri atas 3 segmen operasional yaitu:
·
Konsultasi
·
Pendidikan
·
Layanan advanced product
Dari situs
resmi Oracle, secara umum terdapat beberapa aplikasi, khususnya yang terkait
dengan aplikasi pendukung ERP, yaitu:
·
Oracle E-Business Suite
·
PeopleSoft Enterprise
·
Siebel CRM
·
JD Edwards EnterpriseOne
·
JD Edwards World
C. Open Source ERP:
Pengertian Opern Source pada
software ERP mengacu pada definisi Open Source dari Open Source Initiative
(OSI), artinya software – software tersebut harus memenuhi kondisi berikut:
·
Bebas biaya redistribusi,
termasuk menjual atau mengunakan beberapa komponennya.
·
Kode program tersedia dalam
bentuk dapat dibaca (readable).
·
Pekerjaan lanjutan yang
dilakukan pada software tersebut dilaksanakan dengan kondisi yang sama seperti
software aslinya.
·
Menjaga integritas penulis
program (lisensi untuk modofikasi diberikan dalam bentuk modul tambahan)
·
Tidak ada diskriminasi terhadap
orang atau kelompok tertentu.
·
Distribusi lisensi (tidak
diperkenankan mengunci software).
·
LIsensi tidak diberikan
spesifik pada produk tertentu
·
Lisensi tidak membatasi lisensi
lainnya.
·
Lisensi harus bersifat netral
terhadap teknologi tertentu
Lisensi aplikasi yang memenuhi kategori tersebut dapat dikelompokan
sebagai aplikasi open source yang mendapat sertifikat dari OSI. Aplikasi jenis
source seperti ini sebetulnya sangat efektif untuk mengurangi pembelian dan
beberapa diantaranya bahkan sudah ada yang dimodifikasi untuk kemudian dijual
sebagai aplikasi komersial. Meskipun tidak ada biaya pembelian, tingkat
kesulitan serta tahapan implementasi aplikasi ini tetap sama seperti halnya
aplikasi komersial. Lebih sulit lagi karena bersifat open source, maka
implementasinya menjadi tanggung jawab penuh perusahaan yang ingin
menggunakannya. Artinya, ketika kita memutuskan untuk memilih aplikasi open
source maka kita akan menerima tanggung jawab penuh atas seluruh proses
implementasi mulai dari analisis kebutuhan, pemilihan modul, strategi
implementasi, modofikasi, pemeliharaan dan sebagainya. Pengecualian berlaku bagi aplikasi open
source yang sudah dimodifikasi dan dijual sebagai aplikasi komersial.
Syarat memilih IS Resources:
1.
Pengetahuan
adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan.
2.
Pengalaman
adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya
dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.
3.
Pengetahuan
tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna
tetapi terbukti kemudian tidak bisa diimplementasikan.
Pengalaman tanpa pengetahuan bisa
menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena
tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup
Keuntungan penggunaan ERP
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan
sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan
dengan lebih baik
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui
implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi
melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya
terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg
berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur
§ Penurunan inventori
§ Penurunan tenaga kerja secara total
§ Peningkatan service level
§ Peningkatan kontrol keuangan
§ Penurunan waktu yang di butuhkan untuk
mendapatkan informasi
Kelemahan ERP
§ Waktu dan biaya implementasi yang
melebihi anggaran
§ Pre-implementation tidak dilakukan
dengan baik
§ Strategi operasi tidak sejalan dengan
business process design dan pengembangannya
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh
adanya hal-hal sebagai berikut:
§ Kurangnya komitmen top management
§ Kurangnya pendefinisian kebutuhan
perusahaan (analisa strategi bisnis)
§ Cacatnya proses seleksi software
(tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
§ Kurangnya sumber daya (manusia,
infrastruktur dan modal)
§ Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul
resistensi untuk berubah dari para karyawan
§ Kesalahan penghitungan waktu
implementasi
§ Tidak cocoknya software dgn business
process
§ Kurangnya training dan pembelajaran
§ Cacatnya project design &
management
§ Kurangnya komunikasi
KESIMPULAN
- Investasi ERP tidaklah murah, apabila salah memilih information resource system untuk ERP bisa menimbulkan kerugian yang besar.
2. Perencanaan harus dilakukan untuk
menyeleksi sumber daya sistem informasi.
3. Adanya evaluasi apakah benar perusahaan
kita membutuhkan ERP.
4. Keuntungan dari penggunaan ERP adalah implementasi
dan persiapan yang efektif.
5. tidak ada software atau sistem informasi
yang bisa menutupi strategi bisnis yang cacat dan proses bisnis yang tidak
baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar