Tugas 28 (Implementasi ERP)

Implementasi ERP

Seleksi vendor yang sukses dalam mengimplementasikan dan mempunyai namyak pengalaman dan ahli dalam bidangnya ERP Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu :

1. Bisnis proses yang mendukung,
2. Manajemen perubahan yang baik,
3. Komitmen manajemen mulai dari level manajemen sampai user sistem
4. Perubahan budaya organisasi.

Enterprise Resource Planning, Manajemen perubahan, Bisnis proses

• Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terintegrasi yang mendukung aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah organisasi yang meliputi manufakturing, logistik, finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan sumber daya maanusia. Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan.
• Stratman dalam Aladwani (2001) menyatakan dibalik keuntungan-keuntungan tersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi.
• Santoso (2003) menyatakan bahwa rata-rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50% sampai 70%. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT.
• Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan.
  Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya.
•  
• REVIEW LITERATUR Banyak perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP hanya mendengar hal-hal positif dari vendor, tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yang terjadi serta biaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain biaya software sehingga sering underestimated.

Organisasi perlu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi jika implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya :

• Banyak pekerjaan yang akan diotomasi sesudah implementasi sehingga mengurangi fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis.
• Kata Enterprise dalam ERP mengandung makna apa yang terjadi di satu area akan memiliki efek beriak pada area lain.
• Sistem ERP cenderung menggantikan sistem lama baik pada level taktis maupun manajemen. Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yang berarti cara yang diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area. Disamping itu perlakuan khusus yang akan dilakukan pada satu area tidak akan terwujud tanpa merubah konfigurasi sistem.

Hal-hal inilah yang sering tidak dimengerti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnya terjebak pada saat mengimplementasikan.

 Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1. Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus dilaksanakan seawal mungkin.
2. To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem. (* Business Process Reengineering)
3. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
4. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
5. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
6. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
7. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
8. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
9. Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik.
10. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :
• Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi.
• Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa waktu.
• Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.

Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001). Membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP.